Hãy sử dụng 9 chỉ dẫn dưới đây để tạo ra một tuần làm việc đầu tiên thật khó quên và vô cùng hiệu quả cho nhân viên mới, giúp thiết lập nên nền tảng cho một sự hợp tác lâu dài.
Giảm thiểu thủ tục hành chính
Ký ức đáng nhớ nhất về ngày làm việc đầu tiên không nên là chuỗi dài bất tận đến “phát ốm” của hàng đống giấy tờ. Hãy gửi tất cả các loại tờ khai hồ sơ nhân sự cũng như yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết trước qua email cho người mới để họ tự chuẩn bị và hoàn tất sẵn tại nhà nếu có thể. Nếu được, hãy gửi luôn thông tin về các quy định công ty, thoả thuận làm việc, sổ tay nhân viên… cho họ đọc trước. Thành viên mới gia nhập này sẽ rất cảm kích vì công ty đã không đặt họ vào tình thế bị động hay phải hoàn thiện giấy tờ với thời hạn như đang rơi vào tình huống khẩn cấp.
Gửi email chào mừng
Sau khi gửi thư mời nhận việc, người phụ trách nhân sự hoặc quản lý phòng ban nên gửi thêm email chào mừng và giới thiệu nhân sự mới này với các thành viên trong nhóm. Khuyến khích mọi người tự giới thiệu và chào hỏi lẫn nhau cũng là một gợi ý hay. Biết được chút thông tin gì đó về những người khác trước khi bước chân vào văn phòng cũng có thể khiến cho nhân viên mới giảm căng thẳng và có cảm giác an toàn hơn.
Nhắc nhở và chỉ dẫn
Vào đúng hoặc trước ngày làm việc một ngày, bạn hãy dành cho nhân viên mới một cuộc gọi! Có thể là nhắc nhở lại lịch hẹn đi làm, bày tỏ sự chào đón hay cung cấp thông tin cần biết và trả lời vài thắc mắc cuối cùng cho họ… đều tạo ra cảm giác rất tốt. Đặc biệt, đừng quên hướng dẫn nhân viên về chỗ gửi xe và các “đường đi nước bước” liên quan đến văn phòng khác.
Chuẩn bị không gian
Đừng để nhân viên mới đang trong tâm trạng hăm hở nhiệt tình của bạn cảm thấy lẻ loi hay bơ vơ như một vị khách không mời ngay ngày đầu tiên nhé! Hãy chuẩn bị sẵn sàng một góc làm việc với đầy đủ máy móc đã được tạo sẵn tài khoản và mật khẩu truy cập, đồng thời trang bị các thiết bị công nghệ và vật dụng cần thiết cho công việc.
Dẫn nhân viên đi một vòng
Ngoài mục đích chào hỏi đồng nghiệp và biết vị trí các thiết bị của công ty như máy photocopy, máy fax, máy scan… thì một chuyến “tham quan nội bộ” còn có tác dụng giúp nhân viên tận mắt nhìn thấy các hoạt động thực tế sôi nổi và bận rộn đang diễn ra tại công ty. Điều này có thể xây dựng cho nhân viên một ý tưởng rõ ràng về mục đích và trách nhiệm, nhấn mạnh vai trò của họ trong tổ chức.
Chỉ định người hướng dẫn/cố vấn
Hầu như ai cũng sẽ có chút ngại ngần và e dè khi tham gia vào một hội nhóm mới. Vì vậy hãy phân công một người có tính cách thân thiện, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm và rành rẽ các hoạt động tại công ty lãnh trọng trách làm “người bạn thân thiết” nhằm hướng dẫn và hỗ trợ người mới hoàn thành nhiệm vụ một cách thuận lợi, tránh tình trạng bỡ ngỡ và mất phương hướng. Thực tế cho thấy, đôi khi người cố vấn này còn phải trả lời cả những câu hỏi linh tinh nhỏ nhặt (nhưng đôi khi lại rất quan trọng) mà nhân viên ngại hỏi vì không dám làm phiền đến sếp.
Bắt đầu tập huấn
Đừng bao giờ để nhân viên nhàn rỗi khi công ty của bạn có rất nhiều việc phải làm. Hãy thật kiên nhẫn, chi tiết khi hướng dẫn công việc cho người còn “chân ướt chân ráo”, khi được đảm nhận các công việc họ sẽ dần dần xây dựng được sự tự tin.
Lên chương trình hành động
Ngay trong tuần đầu tiên người quản lý hãy ngồi lại với nhân viên, cùng vạch ra một kế hoạch làm việc và giới hạn trách nhiệm để họ nhanh chóng vào guồng cùng tập thể. Một kế hoạch làm việc rõ ràng và kịp thời còn giải toả cho nhân viên các suy nghĩ, thắc mắc về những hứa hẹn tốt đẹp mà hai bên trao đổi với nhau khi phỏng vấn tuyển dụng. Sớm lên kế hoạch làm việc dài hạn giúp nhân viên có cơ hội thành công nhiều hơn, đồng thời khiến nhà quản lý được đánh giá cao hơn trong mắt nhân viên.
Đánh giá lại tuần làm việc đầu tiên
Cuối cùng, hãy cho nhân viên và công ty có cơ hội được kịp thời cung cấp cho nhau những phản hồi. Lắng nghe và giải đáp các thắc mắc giúp nhân viên làm việc đúng định hướng và mục tiêu của công ty. Nhân dịp này bạn có thể khen ngợi họ vì những biểu hiện tốt, khuyến khích những công việc đang triển khai đúng hướng và ngăn chặn những nguy cơ tiềm ẩn có thể phát triển thành thói quen xấu. Tập trung vào việc giao tiếp sớm với nhân viên nghĩa là doanh nghiệp bạn đang được xây dựng dựa trên sự tin cậy chứ không phải khả năng đọc suy nghĩ người đối diện.