Gửi thư ở chế độ CC và trả lời tất cả thư đến
Mọi người thường khó chịu khi thư gửi đến ở chế độ CC. Tôi muốn nói đó là điều gây phiền nhiễu nhất, nhưng còn tệ hơn nếu bạn "trả lời tất cả" quá mức. Nếu ai đó gửi email cho bạn cùng với một nhóm người khác, bạn có thực sự nghĩ rằng mọi người nhận trong nhóm cần nhận một email khác từ bạn nói rằng "cảm ơn"? Chắc chắn là không.
Bí quyết để hạn chế sự phiền nhiễu này là gửi mail chế độ CC khi bạn muốn thông báo tới mọi người như thể đó là một cuộc họp trực tiếp. Hãy tự hỏi: "Người này có thực sự cần tham gia dự cuộc họp không?". Nếu câu trả lời là không, thì đừng lãng phí thời gian của mình bằng email.
Đối với việc trả lời tất cả thư, đừng làm điều đó. Ngay cả khi có người khác trong danh sách trả lời tất cả, bạn vẫn bị xem là gây phiền nhiễu cho mọi người khác khi bạn tham gia vào cuộc hội thoại. Nếu bạn có điều gì đó để nói, tốt hơn là gửi trực tiếp (và riêng tư) cho người gửi ban đầu và để cho người đó quyết định xem nhóm cũng nên biết điều này hay không.
Trả lời quá ngắn
Thông thường, người ta cũng sẽ đánh giá bạn qua cách trả lời email. Khi ai đó sắp xếp một đoạn chi tiết vạch ra các vấn đề quan trọng, họ mong bạn phản hồi một cách cẩn thận. Gửi lại "Got it"( đã rõ) hoặc "Noted" (biết rồi) là quá ngắn gọn.
Nếu không hiểu về ý định và giọng điệu của bạn, phản hồi ngắn gọn được xem như là thờ ơ và thậm chí châm biếm với đối tác. Cách tốt nhất để tránh bị hiểu sai trong một câu trả lời ngắn gọn là chia sẻ ý định của bạn.
Câu trả lời "Tôi hơi bận rộn nhưng có thể đọc nó vào cuối tuần này" thì tốt hơn nhiều so với câu mà nhiều người nghĩ bạn thờ ơ với vấn đề - "Got it” (đã rõ).
Dòng chủ đề "URGENT" (khẩn cấp)
Các dòng chủ đề nói "URGENT" hoặc "ASAP" không nên cho vào. Nếu email của bạn là khẩn cấp, hãy nhấc điện thoại lên và gọi cho người đó. Ngay cả trong trường hợp hiếm hoi khi email thực sự cấp bách, ghi nhãn như vậy trong dòng chủ đề là không cần thiết và và tạo ra một cảm giác tiêu cực.
Chìa khóa để tránh các chủ đề "Khẩn cấp" là gây chú ý. Thứ nhất, nếu vấn đề được xử lý tốt nhất dưới bất kỳ hình thức nào khác ngoài email, thì đó là cách bạn phải làm (chẳng hạn như gọi điện trực tiếp). Thứ hai, nếu không thể, thì vấn đề nằm ở khả năng tạo ra một chủ đề gây chú ý. Mọi người kiểm tra email của họ thường xuyên, do đó miễn là dòng tiêu đề của bạn bắt mắt, nó sẽ khiến người nhận click vào ngay.
Thay vì ghi nhãn email là khẩn cấp, hãy tự hỏi tại sao email là khẩn cấp. Câu trả lời cho câu hỏi này chính là dòng chủ đề cho mail của bạn. Nếu một khách hàng cần một câu trả lời ngày hôm nay, bạn hãy gửi mail với chủ đề "Khách hàng cần phản hồi ngày hôm nay". Điều này vừa thể hiện tính cấp bách mà không tạo ra sự thô lỗ, tuyệt vọng.
Sự phản hồi tiêu cực
Gửi email tới người khác và nói về những điều họ làm sai và những gì họ không nên làm thực sự cần xem xét lại. Thậm chí nếu bạn đang cố gắng đưa ra lời chỉ trích mang tính xây dựng, bạn cần phải tránh tiêu cực trong email của bạn bằng mọi giá. Vì người ta không thể nghe trực tiếp giai điệu của bạn, họ đọc vào các ý nghĩa của từ và tạo ra âm thanh trong đầu khi đọc. Phủ định trở nên đặc biệt tiêu cực trong mẫu email này.
Bất cứ khi nào bạn sử dụng những từ ngữ tiêu cực như "không", "không thể", "sẽ không" hoặc "không thể", hãy cố biến chúng thành những điều tích cực. Thay đổi này làm biến đổi toàn bộ giai điệu của tin nhắn. Ví dụ: thay vì nói rằng "Bạn không thể hoàn thành các báo cáo như thế này trong tương lai", hãy nói, "Lần tiếp theo bạn hoàn thành báo cáo, vui lòng ...". Khi bạn phải cung cấp phản hồi tiêu cực, đừng làm điều đó trong email mà hãy gọi điện hoặc gặp trực tiếp người đó.
Nhận thức xã hội
Điều khó khăn nhất về gửi email là đảm bảo rằng mọi người nhận thức được thông điệp của bạn theo cách bạn định. Bạn phải có nhận thức xã hội khi làm điều này. Nghĩa là sẵn sàng dành thời gian để xem xét mọi thứ nhìn từ quan điểm của người nhận trước khi bạn nhấn "gửi".