Dưới đây là các gợi ý giữ tập trung trong 4 tình huống công việc cụ thể và mẹo để bản thân trở lại đúng hướng:
1. Khi bạn phải tham gia họp hành kéo dài
Những cuộc họp ngắn thường có sự cân bằng tốt hơn so với giới hạn khả năng tập trung của chúng ta. Nhưng tiếc rằng không phải mọi cuộc họp đều ngắn gọn và dễ chịu. Nếu biết trước buổi họp sẽ mất khá nhiều thời gian và nếu không thể từ chối điều này, hãy suy nghĩ vài phương án kết thúc nó sớm hơn để có thể hoàn thành nhiệm vụ khác. Buổi họp đã có chương trình thảo luận (agenda) và chỉ định người chủ trì hay chưa? Nếu chưa, bạn có thể tình nguyện làm người soạn agenda hoặc dẫn dắt tiến độ cuộc họp theo đúng mục tiêu.
Trường hợp không có cách nào rút ngắn mọi thứ, bạn có thể đề nghị người điều phối cuộc họp cho mình được giúp đỡ trong việc ghi chép biên bản họp, cách này buộc bạn luôn giữ sự tập trung lắng nghe. Bên cạnh đó, nếu đang được nhiều người để mắt đến thì bạn nên ngồi lên vị trí hàng đầu hoặc gần người thuyết trình nhằm giảm thiểu khả năng ngủ gục.
Cuối cùng, đừng ngại lên tiếng khi bạn nghĩ rằng cả nhóm cần được giải lao. Nếu mọi người đã đắm chìm trong hội họp 90 phút liên tục và bạn thấy mình bồn chồn, nhiều khả năng là các thành viên còn lại cũng đánh giá rất cao việc tạm dừng nghỉ ngơi rồi tập hợp trở lại.
2. Khi bạn cần hoàn thành một nhiệm vụ khó
Các nhiệm vụ khó khăn thường đòi hỏi sự tập trung và yên tĩnh. Chẳng may, có thể bạn đang phải trú ngụ trong một góc văn phòng nhỏ đầy những đồng nghiệp ồn ào và hoạt động liên tục. Thêm vào đó, internet lại luôn sẵn sàng bên cạnh kéo bạn rơi vào “vòng xoáy” của những mẩu chuyện giật gân, tin tức nóng sốt, video clip hài hước trên truyền thông xã hội.
Đã biết mình dễ bị phân tâm vì tất cả những điều này, bạn cần hành động ngay. Bạn có thể đặt một phòng họp nhỏ không? Hay là ghé thư viện địa phương giải quyết công việc? Nếu không thể thay đổi môi trường làm việc, hãy thử sử dụng các loại tai nghe khử tiếng ồn (như ear-phone hoặc noise-cancelling headphone). Còn nếu không thể làm việc trong môi trường hoàn toàn im lặng, hãy tạo một danh sách nhạc hoặc âm thanh thư giãn giúp tăng sự tập trung. Một số ứng dụng như Noisli, Noizio hoặc Coffitivity có thể cung cấp những “tiếng ồn trắng” (white noise), chẳng hạn tiếng mưa rơi, chim hót, nước chảy hoặc là quán cà phê bận rộn…
Khi đang cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, bạn nên đóng tất cả các trình duyệt web (thậm chí có thể sử dụng các phần mềm như Self-Control hay Freedom nhằm tự ngăn cản bản thân truy cập mạng trong một khoảng thời gian nhất định), cài đặt Tin nhắn và các ứng dụng Trò chuyện (Chat) sang trạng thái “Không làm phiền” (Do not disturb). Đồng thời, cảnh báo cho “hàng xóm” gần đó rằng mình đang thực sự cần tập trung hoàn thành gấp nhiệm vụ quan trọng. Nếu đủ lịch sự và tử tế, những người xung quanh sẽ tôn trọng thời gian của bạn và để bạn yên ổn một mình. Tất nhiên, hoàn toàn có thể hi vọng họ sẽ giảm âm lượng trò chuyện xuống mức tốt nhất.
3. Khi bạn phải thực hiện công việc lặp đi lặp lại
Trong khi một vài nhiệm vụ buộc bạn phải tập trung vào chi tiết, vẫn có những công việc thực hiện thường xuyên thành thói quen. Quen thuộc đến mức chán nản, nó khiến bạn bắt đầu trở nên cẩu thả và phân tâm bởi điện thoại, đồng nghiệp hoặc thậm chí cả màu móng tay ai đó vừa sơn.
Lúc này iPod và các thiết bị nghe nhạc sẽ phát huy tác dụng như một người bạn thân thiết. Khi vài bài hát hay có thể hỗ trợ người nghe vượt qua các cuộc chạy đua đến kiệt sức, giai điệu phù hợp sẽ vực dậy tâm trạng và giúp ta phần nào vui vẻ hoàn thành hết nhiệm vụ tẻ nhạt của mình. Nếu công việc cũng tốn thời gian, hãy chắc rằng bạn đã tự đặt ra những mục tiêu nhỏ cùng với phần thưởng tương ứng cho bản thân.
Và sau hết, nếu tất cả những cách làm trên vẫn chưa thể khiến bạn tập trung, hãy dùng biện pháp mạnh hơn: Kể với bạn bè về mục tiêu mà bạn đang theo đuổi rồi đặt cược. Ví dụ: Cứ mỗi lần bạn không làm đúng kế hoạch hay thất bại với mục tiêu, bạn sẽ phải dắt người đó đi ăn hay quyên góp một số tiền cho tổ chức từ thiện của họ.
4. Khi bạn tham gia các khoá huấn luyện
Việc huấn luyện có thể kiểm tra khả năng chú ý và tập trung của bạn, đặc biệt khi nó kéo dài cả ngày hoặc nhiều ngày hơn nữa. Ngày nay, các khoá đào tạo từ xa đang diễn ra rất nhiều, khiến việc tập trung lại càng trở nên khó khăn. Thật khó để thấy vui với việc học khi bạn bị mắc kẹt suốt ngày trong một căn phòng, mắt dán vào màn hình máy tính.
Lời khuyên tốt nhất khi tham gia các khoá học là: Sau khi hoàn tất huấn luyện, hãy e-mail cho sếp của bạn. Tóm tắt cho họ biết bạn đã học được những gì và có thể sử dụng chúng như thế nào. Tin vui là các sếp sẽ rất ủng hộ khi nhận được thông tin thế này. Đây sẽ là một trong những lý do tuyệt vời níu kéo chúng ta để mắt vào bài giảng và tích cực ghi chép. Bên cạnh việc tiếp thu những điều mới, hãy giúp não vận động bằng cách tự hỏi xem “tôi có thể áp dụng kiến thức này vào công việc như thế nào”. Tự đưa ra thử thách cho mình là phải đặt được ít nhất hai câu hỏi có ý nghĩa với người hướng dẫn. Tất nhiên, bạn có thể chuẩn bị trước một ít thức uống có chứa chút caffeine mà bạn yêu thích để tăng cường tỉnh táo nhưng nhớ đừng lạm dụng nhé.