Truyền thống dân chủ và hội họp
Việt Nam có một nền văn hoá lâu đời với các các giá trị văn hóa tinh thần cao quý như: Đoàn kết, yêu hoà bình, nhân ái, khoan dung… Khi đất nước gặp ngoại xâm, tinh thần đại đoàn kết dân tộc sẽ được phát huy cao độ. Hội nghị Bình Than (1282), Hội nghị Diên Hồng (1284) của Nhà nước Đại Việt và Đại hội Tân Trào (1945)… là những cuộc họp đã trở thành biểu tượng sức mạnh tinh thần của dân tộc Việt Nam. Lúc đó, người dân được phát biểu chính kiến của mình trước những người đứng đầu đất nước.
Điều 10 Hiến pháp đầu tiên của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà năm 1946 cũng đã khẳng định 5 quyền cơ bản của công dân, trong đó có quyền “tự do ngôn luận” và quyền “tự do tổ chức và hội họp”. Trong thực hành dân chủ, trong hội họp cũng như trong đời sống xã hội, Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn nhấn mạnh tới nguyên tắc dân được nói và cán bộ/chính quyền biết lắng nghe. Chế độ dân chủ là "làm sao cho dân mở miệng, đừng để cho dân sợ không dám mở miệng, nhưng điều đáng lo hơn nữa là khiến dân không thiết mở miệng”.
Đọc đến đây chắc sẽ có ý kiến phản biện rằng, chẳng lẽ dân chủ lại đơn giản vậy sao? Dân có nói hay không có ảnh hưởng gì lớn đến tổ chức và chính quyền đâu? Nhìn vào thực trạng hoạt động, sinh hoạt của xã hội hiện nay, không có nhiều tổ chức thực sự muốn lắng nghe và tạo điều kiện cho dân được nói thật, nói thẳng những khuyết điểm, tồn tại của cán bộ và cơ quan, đơn vị mình. Mặc dù Điều lệ Đảng đã quy định “tự phê bình và phê bình” là nguyên tắc tổ chức cơ bản nhưng trong thực tế, không có nhiều cán bộ thích nghe cấp dưới chỉ trích hay tranh luận với mình; chuyện lãnh đạo có tính “nhớ lâu, thù dai” và ghét người hay cãi ở ta không hiếm. Có những đại hội, hội nghị của các cơ quan đang tồn tại nhiều vấn đề, nhưng sau khi đọc báo cáo của tập thể lãnh đạo thì các đại biểu chỉ có khen mà không dám chê, rồi nhanh chóng thông qua.
Cái tâm lý truyền thống không đẹp của người Việt như “xuôi chiều”, “dễ người dễ ta”, “nể nang, né tránh”, “dĩ hoà vi quý”… hợp với cơ chế quản lý không rõ thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân là nguyên nhân chính dẫn đến các cuộc họp thiếu dân chủ và kém hiệu quả. Ảnh hưởng trực tiếp và lâu dài của “văn hoá họp” kiểu này không chỉ không phát huy được trí tuệ tập thể mà còn tạo ra các thói quen giả dối, đối phó, bệnh hình thức, bệnh thành tích… làm suy thoái cả lãnh đạo và quần chúng.
|
Ảnh minh họa
|
Các giải pháp quản trị “văn hoá họp” hiệu quả
Muốn nâng cao được vẻ đẹp và hiệu quả của văn hoá họp hiện nay cần thực hiện theo tư tưởng Hồ Chí Minh và theo các quy ước văn minh của thế giới hiện đại. Đó là phương thức tổ chức, điều hành các cuộc họp nhân văn và hiệu quả. Nhân văn vì phát huy được giá trị dân chủ của dân tộc ta và của chung nhân loại, đảm bảo quyền cho người dân được “mở miệng” tự do nói, phản biện và tranh luận với lãnh đạo. Hiệu quả vì cuộc họp được tổ chức một cách chu đáo, khoa học, đạt kết quả cao hơn nhiều so với chi phí tổ chức họp. Sau đây là một số điều kiện và phương pháp tổ chức họp hiệu quả, văn minh:
1. Chỉ tổ chức họp khi thực sự cần thiết, khi đã xác định rõ mục đích, các mục tiêu cần đạt của cuộc họp.
Cần kiên quyết phòng tránh căn bệnh “loạn họp”. Đến nay, dân chúng vẫn gọi những người lãnh đạo trong các cơ quan hành chính nước ta có “nghề đi họp”. Vì vậy cần xây dựng Quy chế tổ chức hiệu quả các cuộc họp, cắt giảm thời gian và số lượng các cuộc họp vô bổ, không cần thiết.
2. Căn cứ vào mục đích, nhiệm vụ để chọn hình thức họp phù hợp theo triết lý quản trị tinh gọn.
Trong cuốn sách “Chết bởi hội họp”, tác giả Pat Lencioni cho rằng các chủ để khác nhau nên được tách ra thành những cuộc họp riêng biệt. Bạn không thể kết hợp các công việc quá khác nhau trong một cuộc họp vì não bộ của chúng ta không thể đáp ứng được việc liên tục chuyển hướng để tiếp nhận các dạng thông tin khác nhau trong một thời điểm. Kinh nghiệm của các tập đoàn thành công nhất của Hoa Kỳ như Apple, Google… là ưu tiên hình thức họp nhóm, chỉ những người thực sự liên quan tới cuộc họp mới cần tham dự, và số người tham dự luôn được giới hạn tối đa là 10 và với thời hạn thời gian không quá 1 giờ.
3. Lãnh đạo chủ trì họp cần chú ý lắng nghe, tăng cường đối thoại, hạn chế cắt ngang, làm mất hứng cấp dưới.
Đáng buồn là ở ta vẫn còn những người lãnh đạo luôn luôn chứng tỏ mình biết trước và giỏi hơn cấp dưới; khi cấp dưới mới mở miệng được vài câu đã bị cắt ngang, bắt bẻ và hành xử theo kiểu “biết rồi, khổ lắm, nói mãi” để lần sau người ta “không thiết mở miệng nữa”.
Chất lượng, hiệu quả của cuộc họp phụ thuộc chủ yếu vào thái độ và kỹ năng quản trị của người chủ trì và điều hành. Cần cảnh giác với cách điều hành tự do, quá nể nang những người phát biểu dài lan man, lộn xộn khiến cuộc họp kéo dài lê thê. Nên công bố ngay từ đầu quy định thời giờ tối đa cho mỗi ý kiến và khung thời gian cho cuộc họp.
4. Giảm thiểu các yếu tố tác động tiêu cực, làm phân tán sự tập trung trí não và tâm trạng của người dự họp.
Nhiệt độ, âm thanh, ánh sáng, tác động ngoại cảnh… đều có thể là các nguyên nhân gây xao nhãng, ảnh hưởng tới chất lượng cuộc họp. Nhưng tác động tiêu cực hơn là những tiếng chuông điện thoại, tiếng nói chuyện riêng hay sự ngáp dài, ngủ gật… trong phòng họp. Hiện nay, nhiều người có thói quen trình bày bằng slides và ghi chép nội dung cuộc họp bằng laptop, máy tính bảng hay smartphone... Song đáng lưu ý là cố CEO Steven Jobs của một công ty công nghệ hàng đầu như Apple lại không cho sử dụng việc trình chiếu trong các cuộc họp nhóm. Ông nói: "Tôi ghét cách mọi người hay chiếu file thuyết trình thay vì suy nghĩ. Mọi người thường giải quyết một vấn đề bằng một bài thuyết trình, nhưng tôi muốn nhân viên phải thực sự đóng vai trò tích cực và tranh luận sôi nổi hơn là chỉ chiếu thật nhiều slides. Những người nào biết điều họ cần nói sẽ không cần file PowerPoint.(1)" Một số cơ quan, doanh nghiệp đã nhận thấy sự ưu việt của sự ghi chép truyền thống bằng bút viết và xác lập các cuộc họp không có sóng điện thoại di động.
5. Phải có kết luận chung và giao trách nhiệm cá nhân kèm thời hạn khắc phục tồn tại cho các thành viên dự họp.
Phần lớn các cuộc họp của doanh nghiệp đều có chức năng, nhiệm vụ phải đi đến một quyết định tập thể. Nhưng nếu chỉ có một quyết nghị chung mà không làm rõ trách nhiệm cá nhân và thời hạn khắc phục công việc một cách cụ thể thì cuộc họp sẽ không hiệu quả. Đó là một biểu hiện của bệnh “nói không đi đôi với làm”. Quản trị cuộc họp ở các công ty xuất sắc thường đòi hỏi mỗi công việc và sự kiện liên quan đều có một người trong cuộc họp chịu trách nhiệm trực tiếp. Và sau khi ra khỏi phòng họp họ đã biết ít nhất là hướng giải quyết, họ cần phải làm gì. Còn người lãnh đạo cũng cần nhớ rõ lời hứa hẹn của bản thân và cấp dưới trong cuộc họp trước.
Tóm lại, hội họp vừa là một hình thức sinh hoạt dân chủ để ra quyết định tập thể và làm rõ trách nhiệm cá nhân. Muốn có một “văn hoá họp” hiệu quả thì doanh nghiệp cần xây dựng các quy ước/quy tắc ứng xử về việc này và cố gắng triển khai nó thành những thói quen và ngầm định tự nhiên của tổ chức.