Văn hoá doanh nghiệp lúc này đã trở thành một tài sản vô hình đóng vai trò cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp trong việc đảm bảo sự thành công trong công tác quản lý, đồng thời cũng là một vũ khí cạnh tranh sắc bén trên thương trường quốc tế.
Những doanh nghiệp có môi trường văn hóa mạnh có lợi thế vừa gia tăng uy tín của mình vừa nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, việc tiếp xúc, làm việc với các khách hàng và đối tác nước ngoài đến từ nhiều quốc gia khác nhau không giống làm việc với đối tác trong nước, vốn có cùng nền văn hóa, ngôn ngữ và các quan niệm xã hội...
Mỗi quốc gia có nền văn hóa và đặc điểm riêng. Trong quá trình làm việc, tiếp xúc với khách hàng hoặc đối tác nước ngoài, ở những cấp độ nào đó, mỗi người đều là những "đại sứ" của đất nước, địa phương hay đơn vị mình, do đó mọi lời nói, cử chỉ, hành động đều cần phải cân nhắc thận trọng để tránh hiểu lầm. Có những chuyện tưởng chừng như nhỏ nhặt, nhưng nếu ứng xử không phù hợp, có thể để lại ấn tượng không tốt, ảnh hưởng đến mục đích của buổi làm việc và quan hệ hợp tác của đôi bên. Bài viết này xin chia sẻ một số điểm cơ bản cần lưu ý về văn hóa ứng xử trong giao tiếp quốc tế.
Thái độ
Thái độ trong giao tiếp có tác động rất lớn đối với tinh thần và kết quả của buổi làm việc, đặc biệt là khách hàng, đối tác nước ngoài khi tiếp xúc với ta lần đầu. Để tạo một ấn tượng tốt đẹp ngay từ buổi đầu, thái độ của chúng ta trong giao tiếp với khách hàng, đối tác nước ngoài cần chân thành, tự nhiên, thân thiện, cởi mở, lịch sự nhưng cũng không nên quá tùy tiện, xuề xòa hoặc gượng ép, giả bộ vui vẻ, quan tâm. Hãy luôn giữ nụ cười trên môi với nét mặt tươi vui như thể chúng ta rất vui mừng, hân hạnh được gặp gỡ và làm việc với họ, để họ cảm thấy gần gũi và coi chúng ta như những người bạn đáng tin cậy. Chúng ta cũng cần khiêm tốn, nhưng cũng nên tránh xu hướng khiêm tốn giả tạo, tránh tự ti, tránh thái độ không tốt là tự kiêu dân tộc, khoe khoang thành tích của dân tộc mình.
Hành động
Khi sắp xếp các cuộc gặp cần phải tính trước thời gian đi lại và trừ hao thời gian tắc nghẽn giao thông để chúng ta đến làm việc đúng giờ. Nếu không may bị muộn 10 -15 phút thì nên gọi điện thoại báo trước và xin lỗi, và nếu có thể, cho biết lý do. Bởi sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường khách hàng, đối tác hoặc thể hiện sự kém cỏi trong việc sắp xếp thời gian.
Khi bắt tay, chúng ta cần giữ tư thế bình đẳng, nét mặt vui tươi, biểu thị tình cảm đúng mức, chìa tay phải và nhìn thẳng vào mắt nhau; không bắt tay chéo, không bắt tay người này mà nhìn người khác, không ngậm thuốc lá, không đút tay trái vào túi quần, không mang găng tay khi bắt tay. Khi trao đổi danh thiếp cho nhau, cần có thái độ trang trọng, trao nhận bằng hai tay. Khi nhận danh thiếp của đối tác, không nên bỏ túi ngay, cần đọc và hỏi cách phát âm tên của khách cho đúng để thể hiện sự quan tâm. Khi được trao danh thiếp cần trao đáp lại, nếu không có nên xin lỗi và giải thích lý do. Khi nói chuyện, chúng ta không nên nói to và hoa chân múa tay trong khi nói, cần kiểm soát được giọng nói của mình, nói vừa đủ nghe.
Lời nói
Ăn nói lịch sự, không khúm núm, không tự cao. “Thank you”, “Please”, “Sorry” nên là những từ cửa miệng, khi làm điều gì phiền toái đến người khác cần xin lỗi, người ta giúp một việc nhỏ cũng cần phải cảm ơn. Không nên nói nhiều về mình nếu không được yêu cầu. Không nên chủ động hỏi đời tư của khách hàng, đối tác, nhất là đối với phụ nữ không hỏi về tuổi tác, hôn nhân, gia đình, lương bổng, doanh thu… Không bao giờ phê phán, chỉ trích chế độ chính trị xã hội, luật lệ, phong tục, tập quán, tôn giáo của đối tác, nhất là tuyệt đối không nhận xét, chỉ trích những người lãnh đạo nước họ. Trong lúc vui chuyện với đối tác nên cân nhắc kỹ không nên làm lộ những điều bí mật của cơ quan, tổ chức, song cũng cần tránh thái độ quá dè dặt làm cho khách hàng, đối tác không dám chuyện trò cởi mở.
Quả thật, giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp quốc tế, là vô cùng cần thiết. Một khi chúng ta nắm vững các quy tắc giao tiếp quan trọng trên đây và tự tin sử dụng chúng, chúng ta sẽ nhanh chóng xây dựng được một mối quan hệ lâu dài và bền vững với khách hàng, đối tác nước ngoài.