Chọn tủ hồ sơ:
Với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn, đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ, đến một thời điểm, mọi việc sẽ ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề, ví dụ như: Báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm, ví dụ như: Cụm quý 1, 2, 3, 4...
+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm, ví dụ như: Nhóm quý 1, 2, 3, 4...
Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
|
Sau khi phân loại hồ sơ, cần sắp xếp một cách hợp lý
|
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: Thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…
Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính
+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, có thể biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập nhanh chóng, thuận tiện. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM.